Quản lý kho — hàng vào, hàng ra, kiểm kê

Ba luồng việc của thủ kho. Điểm cốt lõi: mỗi phiếu nhập tạo một lô riêng có hạn dùng, bán ra tự trừ lô cận date nhất (FEFO), giá vốn bình quân tự tính — không cần ghi sổ.

📥 Hàng vào: lô + hạn dùng→📤 Hàng ra: trả NCC · chuyển kho→🔢 Kiểm kê: đếm thật · post điều chỉnh→🔔 Cảnh báo

🗺️ Sơ đồ tương tác — click từng ô để xem chi tiết, kéo thả, zoom, đổi nền tối/sáng

Mở sơ đồ tương tác quy trình kho toàn màn hình

Hàng vào · Chứng từ

Hàng về — lập phiếu nhập

Vào Kho → Phiếu nhập. Chọn nhà cung cấp và kho nhận trước, rồi khai từng dòng: hàng, số lượng, giá nhập, số lô và hạn dùng.

Lô nên ghi theo số lô in trên thùng hàng (hoặc ngày về). Mỗi phiếu nhập tạo lô riêng — về sau truy được chính xác hạn nào vào cửa hàng lúc nào.

💡 Hàng thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc: nhập đủ hạn dùng để FEFO và cảnh báo cận date chạy đúng.

Màn hình lập phiếu nhập kho nhà cung cấp — Phiếu nhập — lô, hạn dùng, số lượng, giá nhập theo từng dòng.

Hàng vào · Chốt số liệu

Lưu phiếu — giá vốn và tồn tự cập nhật

Bấm Lưu, ba việc xảy ra cùng lúc:

Giá vốn mới được tính theo bình quân gia quyền — nhập lô giá cao hơn thì giá vốn nhích lên từ từ, không giật cục.
Tồn tăng đúng số lượng, trạng thái khả dụng, theo đúng lô vừa khai.
Báo cáo lãi lỗ có ngay giá vốn đúng để tính lời của từng đơn.

Không cần sửa giá vốn thủ công — để phần mềm tính giúp số liệu nhất quán.

Tổng kho tồn theo lô và giá vốn bình quân — Tồn kho theo lô — số dư, giá vốn bình quân, hạn dùng nhìn thấy hết.

Hàng vào · Công nợ

Mua chịu — ghi nợ NCC kèm hạn trả

Tick Nhập chịu trên phiếu nhập: công nợ nhà cung cấp tăng ngay và phần mềm nhắc hạn trả. Trả tiền sau thì vào Nhà cung cấp → Phiếu chi để trừ nợ.

Toàn bộ phải thu – phải trả nằm ở màn Công nợ, xuất CSV gửi kế toán được.

Danh sách nhà cung cấp và công nợ phải trả — Nhà cung cấp — số đang nợ, hạn trả, lịch sử phiếu chi.

Hàng ra · Chứng từ

Xuất trả NCC, hủy hàng, chuyển kho

Xuất trả NCC / hủy hàng hỏng: lập phiếu xuất, chọn đúng lô cần đưa ra — hoặc để FEFO tự động bốc lô cận date nhất.
Chuyển kho giữa 2 chi nhánh: kho A lập phiếu gửi, kho B bấm Nhận. Lô và hạn dùng giữ nguyên sang kho mới, không phải khai lại.
Chuyển kho đang đi đường hiển thị riêng, tránh trường hợp "mất hàng không dấu vết".

Màn hình chuyển kho giữa hai chi nhánh — Chuyển kho — gửi ở kho A, nhận ở kho B, lô đi theo hàng.

Kiểm kê · Định kỳ

Đếm hàng thật, post điều chỉnh

Vào Kho → Kiểm kê, chọn phạm vi (cả kho hoặc một nhóm hàng). Phần mềm hiện tồn trên máy, thủ kho đếm hàng thật và gõ số đếm được — chênh lệch tự tính, không cần cộng trừ tay.

Bấm Post: phần mềm tự sinh phiếu nhập (thừa) hoặc phiếu xuất (thiếu) cho từng dòng lệch, có ghi chú kiểm kê để truy nguồn.

⚠️ Post xong không hoàn tác được — nên để quyền này cho người được duyệt riêng. Kiểm kê nên làm định kỳ (tuần/tháng) và ngoài giờ bán.

Màn hình kiểm kê so hàng thật với tồn trên máy — Kiểm kê — đếm bao nhiêu gõ bấy nhiêu, phần mềm tính chênh.

Theo dõi · Tự động

Cảnh báo — phần mềm kêu khi có chuyện

Ngay đầu màn hình và trên app điện thoại chủ shop:

Thiếu tồn — hàng xuống dưới ngưỡng tối thiểu, cần nhập.
Cận date — lô sắp hết hạn dùng, kịp khuyến mãi xả hàng.
Âm kho — bán nhiều hơn tồn, dấu hiệu quên nhập phiếu.
Over-stock — hàng vượt tồn tối đa, tiền đang nằm chết trong kho.

Ngưỡng tối thiểu / tối đa / số ngày cận date cài đặt được ở Cài đặt → Ngưỡng.

Màn hình cảnh báo tồn kho cận date âm kho — Cảnh báo — thiếu tồn, cận date, âm kho hiện ngay khi mở máy.

Kho nhiều chi nhánh, nhiều lô?

EbizRetail chạy trên máy cửa hàng, dữ liệu tại chỗ, không giới hạn số lô. Xem thêm mô hình quản lý đầy đủ.

Nhận báo giá