Mô hình 2 — Quản lý đầy đủ (6 biến thể 2.1–2.6)

2.1 → 2.6: bật đúng 3 công tắc cửa hàng bạn cần

Mô hình đầy đủ có 6 biến thể, phân biệt bằng 3 công tắc khai ngay khi tạo hàng hóa:

• Đa đơn vị tính — mua thùng/bao, bán lẻ từng cái; nhập 10 thùng tự ra 120 cái tồn.
• Thuộc tính — ma trận màu × size thời trang; mỗi biến thể một mã vạch riêng.
• Lô – hạn dùng — nhà thuốc, thực phẩm: mỗi lô một date, POS bán tự trừ lô cận date nhất (FEFO).

Quản lý ca là lựa chọn riêng cho cả 6 biến thể: bật nếu nhiều thu ngân cần kiểm tiền đầu/cuối ca theo mệnh giá; tắt nếu chủ tự bán — vào POS là bán.

Danh mục hàng hóa chuyên sâu

Nền tảng của mọi thứ là danh mục hàng chuẩn. Ngoài tạo hàng đơn giản, mô hình đầy đủ dùng thêm (đánh dấu biến thể cần bật ở Bước 0):

• Ma trận biến thể (2.3, 2.6) — thời trang: tạo 1 lần ra đủ màu × size, mỗi biến thể một mã vạch riêng.
• Đơn vị quy đổi (2.2, 2.5, 2.6) — mua thùng bán cái: nhập 10 thùng tự ra 120 cái tồn.
• Số lượng lẻ — thực phẩm tươi: cấu hình hàng bán theo kg, nhập tới 3 số lẻ (0,358 kg).
• Bảng giá — nhiều mức giá: bán lẻ, sỉ, khách thân thiết; chọn bảng giá theo khách tại POS.
• Nhập từ Excel — cả nghìn mã hàng trong vài phút.
• In mã vạch — tạo và in tem barcode hàng loạt, dán lên kệ.

Nhập kho theo lô – hạn dùng (biến thể 2.4, 2.5)

Chỉ cửa hàng bật công tắc lô – date cần nhóm này; biến thể khác nhập phiếu thường không cần khai date. Vào Kho → Nhập hàng, lập phiếu nhập (PNK): chọn nhà cung cấp, thêm từng dòng hàng kèm số lô, hạn sử dụng, giá vốn lô.

Nhà thuốc/GC thực phẩm: mỗi lô một hạn dùng riêng. Giá vốn nhập theo lô — bán ra tự hạch toán đúng giá vốn lô đó, lãi lỗ chính xác dù giá nhập dao động.

Phiếu nhập lưu lịch sử đầy đủ: ai nhập, lúc nào, chứng từ gốc — in phiếu lưu kho.

Kiểm soát tồn kho

• Tổng quan kho — giá trị tồn, số SKU, lời/lãi hàng tồn cái nào đang âm.
• FEFO — POS bán tự trừ lô cận date nhất trước; không còn cảnh nhân viên chọn lô bừa.
• Cảnh báo — tồn tối thiểu/tối đa theo hàng + danh sách cận date trong tầm mắt mỗi sáng.
• Kiểm kê — lập phiếu kiểm kê, nhập số thực tế, hệ thống hiện chênh lệch từng mã và giá trị thừa/thiếu, lưu lý do.
• Chuyển kho — chuỗi nhiều kho: xuất chuyển giữa các chi nhánh, có phiếu và trạng thái.
• Xuất nội bộ — hàng tiêu dùng/hủy có ghi chú, trừ đúng lô.

Bán hàng POS nâng cao

Vẫn màn hình POS một giây một lần quét, nhưng thêm tầng kiểm soát:

• Bán theo lô FEFO — hệ thống tự chọn lô cận date; thu ngân có thể chọn lô khác nếu được quyền.
• Số lượng lẻ — cân thực phẩm bán 0,358 kg, giá và tồn chính xác tới gam.
• Khuyến mãi tự áp — đơn chạm điều kiện là giảm ngay, hiện dòng "KM" rõ ràng trên hóa đơn.
• Voucher code — khách đưa mã, thu ngân nhập, trừ tiền, đối soát sau.
• Tích điểm — gắn số điện thoại khách, điểm cộng tự động; hóa đơn in số điểm nhận được.
• Đổi điểm trừ tiền — khách dùng điểm tích lũy thanh toán ngay tại POS.
• Giữ đơn / gọi lại, ghi nợ, PIN duyệt thao tác nhạy cảm như mô hình cơ bản.

Mua hàng & công nợ nhà cung cấp

Vào Nhà cung cấp, khai hồ sơ NCC (tên, MST, SĐT, điều khoản thanh toán).

Mỗi phiếu nhập chịu hàng tự ghi tăng công nợ phải trả. Bấm Thanh toán NCC khi trả tiền — hệ thống trừ nợ, ghi sổ quỹ, in chứng từ.

Hồ sơ NCC hiện số dư nợ, lịch sử nhập – trả, hạn trả — không bao giờ quên nợ tới ngày.

Khách hàng thân thiết & điểm

Khách hàng: gắn SĐT vào đơn là có hồ sơ — lịch sử mua, tổng chi, công nợ ghi nợ, điểm tích lũy.

Quy tắc tích điểm: đặt số điểm nhận theo % giá trị hóa đơn hoặc theo ngành hàng; áp dụng bảng giá riêng cho hạng thành viên.

Đổi điểm: khách dùng điểm trừ tiền tại POS — mọi cộng/trừ điểm vào sổ điểm có dấu vết, đối chiếu được.

Khuyến mãi & voucher

Vào Marketing → Chiến dịch, tạo chiến dịch với điều kiện và ưu đãi:

• Giảm % / giảm tiền toàn đơn hoặc theo nhóm hàng, từ một số tiền nhất định.
• Mua X tặng Y — mua 2 tặng 1, quà tự vào đơn giá 0đ.
• Voucher code — phát hành loạt mã, mỗi mã dùng 1 lần, hết hạn tự tắt.
• Bật/tắt theo thời gian; POS tự áp — thu ngân không cần nhớ chương trình nào đang chạy.

Báo cáo hiệu quả KM: mỗi chiến dịch chi bao nhiêu, kéo thêm doanh thu bao nhiêu — biết chiến dịch nào đáng tiền.

Ca, quỹ tiền mặt & đối soát QR

Quản lý ca tùy chọn: bật ở Cài đặt → Cửa hàng nếu shop nhiều thu ngân cần đối tiền đầu/cuối ca; cửa hàng 1 người bán cứ tắt — mọi thứ khác vẫn chạy bình thường.

Đóng ca (khi bật ca): kiểm quỹ theo mệnh giá — lệch quỹ vượt ngưỡng phải có lý do + PIN Chủ.

Sổ quỹ: mọi dòng vào/ra tiền mặt (doanh thu, chi hộ, hoàn khách, nộp NCC) có chứng từ; đối chiếu quỹ với thực đếm cuối ngày.

Đối soát QR: doanh thu QR tại quầy đối với biến động tài khoản ngân hàng — phát hiện giao dịch treo, thiếu, trùng.

Quán quen ghi nợ: theo dõi phải thu khách, đòi dần từng lần trả, in sao kê công nợ.

Báo cáo lãi lỗ & quản trị

Với chuỗi hoặc cửa hàng lớn, quyết định dựa vào số:

• Dashboard tổng — doanh thu, lãi, cảnh báo hôm nay của toàn hệ thống.
• Lãi lỗ — doanh thu − giá vốn (đúng theo lô nhập) − chi phí = lợi nhuận theo ngày/tháng.
• Doanh thu theo chi nhánh / thu ngân / nhóm hàng — so sánh tức thì.
• Hàng bán chạy – chậm, tồn kho định giá, hiệu quả khuyến mãi, đối soát QR.
• Mọi báo cáo xuất CSV — mở Excel hoặc gửi kế toán.

Phân quyền, máy in, sao lưu & mobile

• Phân quyền per-person: từng quyền bật/tắt cho từng nhân viên — ai được xóa dòng, nhập giá tay, xem giá vốn, đóng ca hộ.
• Máy in: khai nhiều máy in, gắn theo quầy/theo loại chứng từ (hóa đơn, phiếu kho, tem mã vạch).
• Sao lưu: tự động theo lịch, giữ nhiều phiên bản, khôi phục 1 chạm khi cần.
• Thuế: khai báo thuế suất VAT từng nhóm hàng, hóa đơn hiện đúng thuế.
• App chủ shop: xem dashboard, bán chạy, thống kê, duyệt cảnh báo từ điện thoại mọi lúc.

Triển khai mô hình đầy đủ

Lộ trình điển hình 3–7 ngày: nhập danh mục + tồn đầu → đào tạo thu ngân 1 buổi → chạy song song 3 ngày → bàn giao. Đội EbizRetail đi kèm toàn bộ.

Chỉ cần quy trình gọn? Quay lại hướng dẫn mô hình cơ bản.